Breve reflexión sobre las leyes del tiempo

Existen infinidad de páginas en internet que pueden proporcionar información sobre técnicas de gestión del tiempo, así que el propósito de esta entrada es más una reflexión que otra cosa.

Advertidos quedan.

Una breve reflexión sobre las leyes que rigen la gestión del tiempo

Sobre la gestión del tiempo y las tareas existen leyes que son grandiosas en si mismas, por su simplicidad y por la carga de verdad que llevan asociada (nunca es el 100%, pero a veces, se aproxima de forma que que llega a espantar).

Voy a enumerar aquí unas pocas leyes con las que nos podemos encontrar en nuestra gestión del tiempo (personal y profesional, casi de manera diaria).

Ley sobre la expansión de los gases (y su extensión al tiempo que llevan las tareas)

Igual que la ley general de los gases donde se establece una relación entre Presión, Temperatura y Volumen que un gas ocupa, cualquier tarea tiende a dilatarse en el tiempo en función de la presión y la temperatura del proyecto. En condiciones ideales, una tarea tiende a dilatarse tanto tiempo como se le permita sin llegar nunca a finalizar.

Ley de Pareto (y su extensión a los resultados)

El economista Vilfredo Pareto dijo que el 80% de la riqueza estaba en el 20% de las manos. Esta ley es perfectamente extrapolable a los resultados de un proyecto. El 20% de las tareas de un proyecto puede llevar al 80% de los resultados.

Existe una variante de la Ley de Parto para la gestión de tareas. El 80% del tiempo inicial proporciona el 20% de los resultados, mientras que el otro 80% de resultados restantes se ejecuta en el 20% de tiempo que nos queda. En definitiva, se trata de la Ley sobre la expansión de las tareas en el tiempo enunciada como la Ley de Pareto.

Leyes de Acosta

Se trata de tres leyes muy fáciles de enunciar (en lo relativo a la gestión del tiempo, mejor lo claro y breve)

El tiempo que requiere una tarea crece cuando la interrumpimos y la reanudamos

Los orígenes de estas paradas pueden ser múltiples, externos e internos, pero lo que es muy cierto es que cada vez que interrumpimos una tarea requerimos de cierto esfuerzo para volver a retomarla.

Para una tarea corta siempre hay tiempo; para una larga siempre nos falta tiempo

Y es que siempre podemos encontrar un minuto o dos para completar una tarea. Y si podemos encontrarlo. ¡Mejor ahora que después! En cambio, finalizar una tarea que lleva cierta cantidad de tiempo suele ser un desafío en sí mismo, ya que el primer paso es encontrar tiempo para abordarla (así que divide y vencerás).

Lo perfecto rara vez es rentable

Y esto requiere de cierta disciplina personal y de mucho esfuerzo casi en cualquier entorno, sea profesional o personal. Equilibrar el grado de perfección (calidad del trabajo resultante) con el tiempo /esfuerzo invertido es una tarea difícil. Establecer objetivos o expectativas razonables en el resultado ayuda enormemente a que las tareas a realizar no se prolonguen de manera indefinida en el tiempo.

Leyes de Murphy

Y es que no podrían faltar porque.

Nada es nunca tan sencillo como parece

En realidad, a la hora de estimar el esfuerzo que nos lleva completar tareas es tan fácil subestimar como sobrevalorar.

Como decía Aristóteles “en el medio está la virtud

Si algo puede salir mal, saldrá mal.

¿Realmente hace falta que explique algo sobre esta ley? Pues si eres de esos optimistas redomados, déjame que te presente la siguiente.

Si algo va mal, no te preocupes. Irá peor.

Y el quid de la cuestión está en el “no te preocupes”.

¿Y hay algo que podamos hacer?

Afortunadamente sí (de otra forma mi trabajo como el de otros muchos sería una auténtica pesadilla).

El control de las tareas es un ejercicio fundamental en muchas áreas, también en la vida personal. Cuántas veces te has preguntado sobre un amigo o conocido: ¿Cómo lo hace, de dónde saca el tiempo?

Inmediatamente solemos buscar razones, sobre todo centrándonos en nuestro exceso de responsabilidad y, en consecuencia, el poco tiempo que nos resta para hacer todo lo que queremos. Bien, pues tengo una buena noticia:

Muchas veces nos equivocamos. Tenemos más tiempo del que creemos, sólo que no sabemos aprovecharlo tan bien.

En relación a la ley de los gases…

Procura establecerte plazos para finalizar tus tareas. Si haces una lista con tareas, marca un hito para finalizar cada tarea. Si tienes una aplicación para la gestión de tareas (como aTareado) asegúrate de que, como mínimo es posible establecer una fecha de finalización para cada tarea.

En relación a la Ley de Pareto (80% /20%)

Si el 20% de las tareas puede proporcionar el 80% de los resultados, significa que antes de comenzar cada proyecto deberías de crear una primera tarea que consista en analizar el resto y así poder priorizarlas. Los resultados rápidos incentivan y ayudan a valorar avance y reconducir los siguientes esfuerzos. Empieza por aquellas tareas que puedan proporcionarte resultados rápidos pero no ignores que el peligro se asoma tras las esquinas. Corres el riesgo de no terminar tu proyecto (ver la tercera ley de Acosta).

En relación a las Leyes de Acosta

Ley sobre la interrupción de las tareas

Esta ley depende mucho del entorno donde te encuentres. En muchos lugares de trabajo las interrupciones son frecuentes y, en ocasiones, incontrolables. Cuando trabajas con un equipo de personas, pon señales que les hagan darse cuenta de que estás concentrado en una tarea: semáforos, pegatinas, auriculares para escuchar música (esta última es la que trato de utilizar, sin demasiado éxito; mido la concentración en número de canciones escuchadas). Pero también proporciónales tiempo para que puedan acudir a ti, de otra forma lo único que estás haciendo es retrasar las interrupciones para otro momento.

Dedica tiempo a la gente que trabaja contigo y no tengas miedo a decir. “Si puede esperar, dame un rato, que termino esto y luego te atiendo”.

Ley sobre la disponibilidad de tiempo para las tareas cortas

Para una tarea corta siempre hay tiempo. Si una tarea lleva uno o dos minutos (contestar a un mail, comprobar la disponibilidad de un componente, verificar que tenemos suficiente aceite en la despensa…) entonces hazla. No la dejes para después.

Me encanta la palabra procrastinar, pero es uno de los mayores peligros en la ejecución de tareas. De manera opuesta, encontrar tiempo para realizar una tarea más larga suele ser más complicado. Hay tareas largas que no pueden dividirse (hacer una llamada a un familiar con el que hace tiempo que no hablas, pintar la pared del salón) pero otras que pueden dividirse en tareas más pequeñas (pintar la casa, repasar el cierre de cuentas mensual).

Cuando te enfrentes a tareas largas que son difíciles de acomodar en tu agenda, pregúntate si puedes dividirlas en tareas más cortas.

Ley sobre la rentabilidad en la ejecución de las tareas

La rentabilidad es es la capacidad de producir o generar un beneficio adicional sobre la inversión de tiempo o esfuerzo realizado. Algo que, así dicho suena un poco abstracto, es un punto de vital importancia a la hora de ejecutar tareas.

La cultura del perfeccionismo es una cultura muy implantada en la sociedad en que vivimos (bueno, al menos en mi ámbito de relación más cercano tanto profesional como personal). “Si vas a hacer algo, hazlo bien; si no mejor no lo hagas”

Este planteamiento es completamente válido cuando dispones de recursos o tiempo ilimitados para ejecutar una tarea: no existe razón ninguna para no hacer una tarea perfectamente cuando tienes todo el tiempo o toda la capacidad al alcance de tu mano. Sin embargo, esto rara vez ocurre.

Cuando hay que lidiar con tiempo o recursos limitados, es importante (fundamental) determinar el grado de corrección en la ejecución de la tarea con los recursos disponibles. Dejadme que ponga dos ejemplos:

Si para pintar la casa dispones de una cantidad suficiente, pero limitada de pintura, es importante que seas muy consciente de ello antes de comenzar la labor. De otra forma corres el peligro de invertir más cantidad de pintura al comienzo, tratando de que las paredes queden perfectas y te encuentres con la terrible situación de tener que dejar una pared sin pintar al final porque has terminado toda la pintura. Si, por el contrario, eres plenamente consciente de la limitación de recursos (pintura) probablemente el acabado final no sea el óptimo, pero probablemente sí el suficientemente bueno como para que puedas decir “bien, ya he pintado la casa”.

Otro ejemplo.

Frecuentemente nos encontramos con que dedicamos mucho tiempo al comienzo de la tarea (ver la ley de Pareto) buscando el ejecutar nuestro trabajo de la manera más perfecta posible. El tiempo que disponemos para ejecutar dicha tarea es finito, y podemos encontrarnos con que hemos invertido el tiempo en dejar primorosamente una tarea a la mitad. La mitad finalizada está perfecta, pero por desgracia, la tarea no se ha podido terminar a tiempo.

Ser consciente de  la limitación de recursos nos ayuda a invertirlos de manera más eficiente, quizá el resultado final podría ser mejor pero. ¿Podría ser mejor con los recursos /tiempo disponibles?

En relación a  las Leyes de Murphy

Murphy es Grande.

¿Hay algo más que se pueda decir?

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Mis primeras experiencias con Windows 8

Recientemente decidí instalar Windows 8 en un ordenador de escritorio para poder comprobar qué tal pinta tenía la cosa en una máquina de verdad. Lo cierto es que la experiencia de instalación no ha sido del todo satisfactoria, pero finalmente tengo mi máquina funcionando. Empecemos por el principio. Primero de todo, la instalación no actualiza el sistema operativo, como mucho te permite mantener una copia de todo la anterior en una carpeta llamada “Windows.old”. En mi caso, mi instalación anterior de Windows 7 tenía dos particiones de disco. La primera contenía el sistema operativo y aplicaciones. La segunda contenía las carpetas de usuarios (y en consecuencia todos sus datos) así como bases de datos y proyectos. Esto simplificó enormemente el proceso de mantener la información de mi ordenador (más o menos) intacta. La instalación Como comentaba anteriormente, la instalación no fue del todo satisfactoria ya que, la primera instalación terminó con aplicaciones “antes conocidas como Metro, pero ya no más” cayéndose por culpa de una instalación errónea del Framework .NET 4. En este punto podía machacarme los sesos para intentar arreglar la instalación o bien reinstalar. Opté por lo segundo ya que probablemente me llevaría menos tiempo. Ante todo hay que decir que el problema vino de una prueba que realicé con una aplicación en fase Beta todavía… Quien con niños duerme, meado se despierta. La segunda instalación Se resume en una palabra: “fina” Rápida y sin problemas. Las pruebas y el proceso de familiarización Me está llevando cierto tiempo habituarme a la nueva filosofía del Sistema Operativo. La “Modern UI” funciona muy bien con ratón y teclado, aunque estoy deseando echarle mano a un Tablet con Windows 8 casi tan pronto como salgan (bueno, casi, habrá que ver presupuestos y versiones). Por otro lado, la instalación de aplicaciones es sencilla y rápida, el arranque del sistema operativo rápido como el rayo. Vamos que parece que tenga ordenador nuevo. Los usuarios, las aplicaciones y una duda a ver si me aclaro Por último, pasé a importar la información de los usuarios. La estructura de directorios de un usuario sigue siendo idéntica así que pude recuperar sin mayor problema documentos, favoritos, imágenes, vídeos… Tengo un par de niñas pequeñas, pero la mayor ya quiere utilizar el ordenador desde hace algún tiempo. En mi antiguo Windows 7 me encargué de instalar el software de control parental para evitar sustos. Cuando ella quiere navegar por Internet, normalmente su navegación se limita a un par de páginas o tres. Estas páginas están dentro de las páginas que puede visitar. En el nuevo Windows 8 el control parental está incluido con lo que es fácil establecer algunas limitaciones (hay software mucho mejor por ahí, pero se trata de una opción de inicio más que decente). Sin embargo la sorpresa vino cuando decidí instalar algunos programas para niños. Mi usuario administrador puede instalar las aplicaciones. ¡Pero sólo para mi! Es decir, cuando quise instalar alguna aplicación en la configuración de mi hija, tuve que entrar en su cuenta (tiene una cuenta local, no de Microsoft) poner mis credenciales e instalarla. He mirado un poco por ahí y parece que este es el funcionamiento esperado, pero me cuesta creer que no haya una posibilidad (como hay para las aplicaciones de escritorio) de instalar una aplicación del Store no sólo para tu usuario, sino para todos. ¿Alguien que sepa esto?

Una historia “real”

Una mañana entró en el concesionario de coches una persona importante. Muy importante.

No hacía mucho tiempo habría sufrido una experiencia traumática en un avión, con lo que había decidido comprar un coche de ciertas características para poder realizar en él la mayor parte de sus viajes.

Por un lado debía de ofrecer lo último en seguridad, pero por otro lado, sabedor de que algunas cosas no pueden automatizarse (por mucho que uno quiera) cada uno de los elementos de seguridad debían de poder ser monitorizados y mostrar claros indicadores de cómo iba funcionamiento y conducción.

Tras comprobar dos o tres modelos diferentes se decantó finalmente por uno que se ajustaba perfectamente a sus necesidades. Inmediatamente, llamó a su chófer y le indicó que se acercara por el concesionario, donde el vendedor (ahora mucho más feliz que hacía unas horas) le mostraría el funcionamiento y características de su nuevo vehículo. A continuación, con un firme apretón de manos se fue del concesionario.

Poco después llegó el chófer, francamente interesado por la nueva adquisición. Conocedor de las necesidades de su patrón y dispuesto a aprenderse al dedillo el funcionamiento del coche desde el primer momento, prestó gran atención a las indicaciones del vendedor:

El indicador de velocidad, en tres colores que mostraban la variación de la velocidad con respecto a la programada.

El indicador de consumo de combustible, en tres colores y con una bonita gráfica de progresión. Mostrando en varias fases el porcentaje de combustible consumido y pendiente de consumir,así como una preciosa gráfica que le permitía revisar cuál era el punto óptimo de equilibrio entre velocidad y consumo.

El indicador de asistencia en el agarre. Ya que no toda la conducción está condicionada por factores del conductor y del vehículo y es necesario estar muy atento a factores externos, como todo el mundo sabe.

Incluso dos pequeños sensores de posición, radar anti-colisión y un asistente de mantenimiento de la dirección que avisaba de posibles desviaciones respecto a la línea continua que marcaba la frontera entre carril y arcén.

Terminada la explicación, el vendedor descansó un segundo, tomó aire y le invitó al chófer a realizar tantas preguntas como considerara necesarias para aclarar la operativa y el uso de todas las herramientas de seguridad.

– Estoy maravillado. – Dijo el chófer con un brillo especial en los ojos. – Sólo una pregunta. ¿Cómo desactivo todo esto?

El vendedor no atinaba a encajar la mandíbula en su sitio.

– Verá – dijo el chófer, plenamente consciente de la cara de su interlocutor. – Mi jefe es un hombre muy preocupado por la seguridad, así que, mientras conduzco estará mirando todos y cada uno de los indicadores. En un viaje cualquiera, es imposible que alguno de los indicadores no se ponga en amarillo o incluso en rojo en algún momento. Cuando eso ocurra, mi trabajo se va a convertir en un infierno teniéndole que explicar a mi jefe el por qué de cada cambio en los indicadores. No le digo ya, si se pone a ver las gráficas de consumo en relación a la velocidad. Así que, si no le importa, preferiría disponer de un botoncito que deje los indicadores en niveles óptimos. Le aseguro que mi conducción será mucho más llevadera y el viaje de mi jefe, más confortable.

– ¿Y si sufre algún percance en el camino? ¿Y si se termina el combustible, o la velocidad media no se ajusta a la de la carretera? – Preguntó el vendedor con lágrimas en los ojos.

– Bueno, en ese caso, ya veremos. ¿No?

¡Hola, Mundo!

Parece increíble que, a estas alturas, alguien que lleva ya unos cuantos añitos en el mundo de la informática todavía no tenga su Blog.

Pues bien, heme aquí. Escribiendo mi primera entrada de Blog y con la firme intención de seguir adelante con esto hasta convertirlo en un hábito.

Mi intención (excusa) es ir contando mis andares en la programación con Windows Phone 7 (7.5 más bien) y otras tecnologías con las que trabaje o juegue en mi día a día. Quiero empezar desde cero y aprovechar para poner en común los pasos que doy para ver a dónde llego en mi aprendizaje. Además, estoy más bien tirando a verde en este mundillo del “blogging” con lo que, imagino, este blog cambiará bastante en estilo, aspecto y funcionalidad hasta que de con la tecla.

Bienvenidos a todos (y a mi también, qué narices).

Nos vemos por los internetes.